Une communication sécuritaire efficace au sein de l'organisation

Résumé

Un principe clé de la diffusion d’informations de sécurité est d’adopter une approche à la fois centrée sur la personne et spécifique au public. Contrairement aux modèles traditionnels, qui se concentrent sur les besoins de l’organisation, cette méthode privilégie les préoccupations, les vulnérabilités et les exigences spécifiques des personnes à risque, tout en adaptant la méthode de communication au public cible. Par exemple, lors de la communication d’informations à un membre du personnel sur les risques dans un environnement à haut risque, il est essentiel de prendre en compte des facteurs tels que son parcours, son expérience et son rôle au sein de l’organisation. Une communication générique pourrait ne pas aborder suffisamment les risques spécifiques auxquels sont confrontées une femme voyageant seule dans une région conservatrice, ou un membre du personnel présentant des problèmes de santé.

En fin de compte, l’objectif de la communication en matière de sécurité n’est pas seulement d’informer, mais de responsabiliser. En fournissant aux employés les informations ciblées dont ils ont besoin pour comprendre et gérer les risques auxquels ils sont confrontés, les organisations peuvent les aider à travailler en toute sécurité et efficacement, même dans les situations les plus difficiles.

L’efficacité de la diffusion des informations de sécurité dépend en grande partie des canaux et des méthodes utilisés.

• Les pages Web organisationnelles destinées au personnel (intranet) sont utiles pour partager les mises à jour de sécurité, les changements de niveau de risque et les conseils spécifiques au personnel.
• Des e-mails clairs et structurés avec des indicateurs d’urgence et des traductions permettent de garantir que les informations de sécurité critiques sont comprises, et une confirmation de réception peut être nécessaire pour les messages clés.
• Les alertes sur téléphone portable (telles que les SMS ou les applications comme Signal et WhatsApp) fournissent des mises à jour immédiates en cas d’urgence, mais doivent être équilibrées pour éviter de submerger le personnel avec des notifications excessives.
• Les séances d’information sur la sécurité, notamment pour les voyages, sont essentielles pour le personnel entrant dans de nouveaux environnements ou lorsque les conditions de sécurité changent.
• Les rapports de situation (sitreps) peuvent fournir des mises à jour de sécurité concises et en temps réel adaptées à différents publics, garantissant que le personnel comprend l’évolution des risques et les implications opérationnelles.
• Les rapports analytiques peuvent offrir des évaluations approfondies des tendances en matière de sécurité, guidant la stratégie organisationnelle à long terme et les décisions de gestion des risques.

L’un des principaux défis de la diffusion des informations de sécurité réside dans le risque de surcharge d’informations, notamment dans des environnements instables où les événements peuvent survenir rapidement. Un système de tri peut aider à hiérarchiser les informations en fonction de leur urgence et de leur pertinence.

• Importance opérationnelle . La sécurité du personnel sera-t-elle compromise si ces informations ne sont pas transmises immédiatement ? Si oui, partagez-les immédiatement. Sinon, tenez compte des points ci-dessous.
• Mise à jour de la situation . Les informations indiquent-elles un impact potentiel sur la sécurité, nécessitant éventuellement des précautions renforcées ? Si oui, informez le personnel concerné en temps utile. Dans le cas contraire, tenez compte du point ci-dessous.
• Changement de contexte . Les informations recueillies révèlent-elles une tendance ou des implications à long terme pour le contexte opérationnel et programmatique ? Si oui, réfléchissez au moment opportun et à la manière la plus pertinente d’utiliser ces données pour éclairer la prise de décision stratégique.

Chaque organisation devra réfléchir à la meilleure façon de transmettre les informations de sécurité pour chaque niveau et s’assurer que le personnel est formé sur la manière et le moment de partager ces informations, et avec qui.

Pour les informations urgentes représentant une menace importante pour les personnels, la priorité est de les communiquer le plus rapidement et le plus largement possible. à cette fin, de nombreuses organisations utilisent désormais la diffusion ou la messagerie de groupe. Ces méthodes permettent une diffusion rapide des informations critiques, garantissant ainsi que tous les personnels concernés sont informés et peuvent prendre les mesures appropriées sans délai.

Dans des environnements sécuritaires en constante évolution, les organisations peuvent être amenées à trouver un équilibre entre précision et urgence, agissant parfois sur la base d’informations non vérifiées mais une approche prudente si les risques potentiels le justifient. Une communication claire peut contribuer à expliquer la logique des mesures de précaution, à prendre en compte les incertitudes et à répondre aux préoccupations clés du personnel afin de garantir une réponse et une préparation efficaces.

Enfin, une communication efficace en matière de sécurité au sein des organisations humanitaires repose en grande partie sur un retour d’information et une adaptation continus. Le personnel de sécurité doit activement solliciter et intégrer les retours de ses collègues afin de garantir que les informations fournies soient claires et utiles.